Quando a forma é exagerada, falta-lhe conteúdo.

Esses dias terminei de ler um romance de Machado de Assis e, entre muitas coisas que me chamaram atenção, eu me deparei com uma reflexão do narrador a respeito de uma personagem que diz mais ou menos assim: “Quando a forma é exagerada, falta-lhe conteúdo”.

Na história, o narrador falava da forma com que a viúva, uma personagem central, arrumava o túmulo do seu falecido marido. Eu acho incrível como alguns gênios, pensadores, filósofos e grandes escritores descrevem pensamentos de uma forma tão bela e sucinta que a maioria de nós consegue entender.

O máximo da sofisticação é a simplicidade.

Leonardo da Vinci

Essa passagem me despertou para uma preocupação constante que eu tenho em relação ao trabalho e à vida em todos os seus aspectos: ser simples e objetivo. Isso não quer dizer que não me preocupe com a forma e nem é o que Machado de Assis sugere através da reflexão do narrador. O problema está na preocupação exacerbada com a forma para encobrir a ausência de conteúdo ou um conteúdo raso.

Abordagens simples são efetivas e raras.

Dentro do mundo corporativo já ouvi algumas reflexões parecidas, mas bem menos vistosas. Certa vez, em uma reunião preparatória para a visita de um diretor da organização em que eu trabalhava, nosso líder sênior nos orientou a fazer uma apresentação sobre nossos projetos com “menos powerpoint e mais excel”. Foi a maneira dele dizer que deveríamos nos preocupar menos com a forma e mais com o conteúdo, ou seja, os resultados.

Em uma outra ocasião, após uma auditoria corporativa de segurança e meio ambiente, os auditores fizeram uma reunião de fechamento com a liderança da unidade em que eu trabalhava e um dos feedbacks que nós recebemos foi que as ferramentas de análise de risco de tarefa e permissão de trabalho serviam mais para gerentes e supervisores fiscalizarem as atividades do que para a operação usar como informação de prevenção de riscos.

A análise de risco serve à operação. Não aos líderes.

A crítica, na realidade, não era sobre a formatação dos formulários, mas sobre como o processo de liberação de tarefas era realizado. Ao abordar as equipes em suas atividades, as primeiras coisas que gerentes e supervisores pediam eram os formulários de análise de risco de tarefa e permissão de trabalho. Geralmente, esses papéis estavam rigorosamente preenchidos, limpos e guardados dentro de plásticos. Além disso, era um excesso de papel que não guardava relação com a complexidade das tarefas, ou seja, tarefas simples eram liberadas em função de formulários de mais de 10 páginas.

Ser simples e efetivo implica em quebrar paradigmas.

A mudança que tivemos que fazer no processo de liberação de tarefas envolveu a quebra de paradigmas. Passamos a abordar primeiro as pessoas sobre as etapas da tarefa, sobre os riscos e sobre as formas de controlá-los para prevenir que as pessoas se machucassem. Depois de conversar bastante com os executores, dedicávamos 2 ou 3 minutos para avaliar se os formulários estavam corretamente preenchidos.

Primeiro, os riscos. Depois, o papel.

Finalmente, entendemos que quando os executores sabem explicar bem suas tarefas, seus riscos e controles, mas o preenchimento dos formulários têm erros de preenchimento ou de assinaturas, o problema é pequeno e fácil de resolver. Entretanto, se os formulários estiverem impecáveis, mas os executores não souberem falar com domínio do fato sobre o que estão fazendo e os riscos envolvidos, o problema será gigantesco.

Primeiro, as pessoas. Sempre!

Em relação à liberação das atividades, estávamos mais preocupados com a forma do que com o conteúdo. Passamos, então, a cuidar muito mais do conteúdo e mantivemos a forma do jeito que estava. A partir desse momento, as equipes perceberam que a nossa preocupação era com a integridade física deles e não com os formulários.